Digitale Buchungssysteme: Wenn der Erfolg wächst, wachsen auch die Anforderungen

Die Herausforderung

TwoGoals Herausforderungen liegen in der Optimierung der Organisationsprozesse. Trotz der derzeit noch eher kleineren Größe des Unternehmens, gestalten sich die zentrale Organisation und Kommunikation wegen zu unterschiedlicher Terminkalender und eines steigenden Auftragsvolumens als schwierig. Die konkreten Herausforderungen sind das Fehlen einer einheitlichen, für alle ersichtlichen und zentralen Kommunikation innerhalb und außerhalb des Unternehmens sowie das Fehlen eines größtenteils automatisierten Buchungsprozesses zur erleichterten Abwicklung der steigenden Auftragszahlen.

Der Wunsch

Das Unternehmen hofft auf eine effizientere und zentralere Kommunikationsstruktur, sowohl zwischen Mitarbeitenden als auch zwischen Personal und Kundschaft. Weiterhin soll der Buchungsablauf automatisierter und standardisierter funktionieren, um diesbezüglich Aufwand und Zeit zu sparen. Hierfür möchte TwoGoals eine digitale Lösung einführen, die verfügbare Zeiten, Termine sowie Module aufzeigt, für jede:n zugänglich macht und zentral anpassbar ist. Das Buchungsverfahren möchte die Firma in einer digitalen Lösung standardisieren, damit Anfragen für die Kundschaft möglichst schnell und einfach erstellbar sind.

Die Vorgehensweise

Zu Beginn wurde das das Verfahren der interaktiven Kriterien-Analyse angewendet. Hierbei sammeln die Beteiligten die wichtigsten Punkte aus dem vorherigen Unternehmensdialog und fassen sie zu  übergeordneten Kriterien zusammen. Im nächsten Schritt entwickeln sie weitere, tiefer gehende Kriterien und ordnen sie den Oberkategorien zu. Ziel dieser Maßnahme ist es, schließlich eine Übersicht aller Kriterien zu schaffen, die zum Ziel des Unternehmens führt.

Anschließend folgt die sogenannte Nutzwertanalyse. Hierbei untersuchen die Beteiligten die entwickelten Kriterien und die dazugehörigen Unterpunkte auf ihre Relevanz für die Lösung und gewichten sie entsprechend. Ziel ist es zu erkennen, welche Kriterien für das Unternehmen in welchem Maße wichtig sind. Dieses Verfahren ist sinnvoll, damit eine optimale, auf das Unternehmen zugeschnittene Lösung gefunden wird.

Das Ergebnis

Die Entwicklung und die Nutzwertanalyse der wichtigen Lösungskriterien haben den Anspruch an die Lösung für das Unternehmen maßgeblich geklärt. Die Kriterien dienen als feste Orientierung und als Standard bei der Suche nach einer Lösung. TwoGoals hat sich für die Kommunikation innerhalb des Unternehmens für das Tool “Teams” entschieden, in welchem gerade Ordner- und Kommunikationsstrukturen erstellt werden. Für den automatischen Buchungsablauf gibt es nun eine neue, anhand der Kriterien programmierte Funktion auf der Unternehmenswebsite.

Die Methoden

⦁ Kriterienanalyse: Herausarbeiten wichtiger Kriterien, welche die Lösung für die Herausforderung des Unternehmens erfüllen muss. Es wird darauf geachtet, die Anzahl der Kriterien so groß wie nötig, aber so klein wie möglich zu halten und ähnliche Kriterien zu kategorisieren, um eine klare Übersicht zu behalten.

⦁ Nutzwertanalyse: Gewichtung der in der Kriterien-Analyse herausgearbeiteten Kriterien nach ihrer Relevanz für die Lösung. Hierbei ist es wichtig herauszufinden, welche Kriterien bei der Lösungsfindung relevanter sind als andere und bevorzugt werden sollten.

Der Umsetzungsaufwand

Durch die umfassende, kostenneutrale Betreuung des Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrums Bremen hat TwoGoals finanzielle, zeitliche und aufwandsbezogene Ressourcen gespart. Das von TwoGoals mit Hilfe der gewichteten Kriterien gewählte Kommunikationstool ist unentgeltlich, während für die Programmierung eines automatisierten Buchungssystems Kosten für das Unternehmen angefallen sind.

Hinweise zur Recherche

Diese Stichworte helfen bei der Suche nach Lösungsanbietern im Internet:

⦁ Nutzwerkanalyse
⦁ Automatische Buchung
⦁ Kriterienanalyse