Der Wald vor lauter Bäumen: Wenn die Arbeit an einem Großprojekt verschwimmt

Das Unternehmen

  • Name: Merentis GmbHLogo Merentis
  • Größe: ca. 100 Beschäftigte
  • Sitz: Bremen
  • Gründung: 1996
  • Branche: IT Wirtschaft

Die Merentis GmbH ist ein langjähriges, fest in Bremen angesiedeltes Unternehmen. Zunächst spezialisiert auf die Bereiche Informationsmanagement, Archivierung und ECM, arbeitet die Merentis mittlerweile auch an Individualentwicklungen, insbesondere mobiler Lösungen und Forschungsprojekten.

Die Herausforderung

Ein Projekt, 20 Fachspezialisten, ein vorgegebener Zeitrahmen. Projektmanagement wird bei Merentis seit jeher großgeschrieben. Und obwohl erfahrene Fachleute an dem Projekt arbeiten, knirscht es dennoch an verschiedenen Punkten. Während der ersten Gespräche wurden Punkte deutlich, die das Projektteam am stärksten beschäftigten:

  • Großprojekt mit vielen Mitarbeitenden
    • Projektmanagement-Methode scheinbar ungeeignet für aktuelles Projekt
    • Zeitliche Planung zu ungenau und unvorhersehbar
    • Gesamtziel unklar und sehr umfangreich
  • Neue Projektleitung mit Nachholbedarf in agilen Projektmanagementmethoden
    • Wenig Struktur in der Planung durch angewendete Methode des Projektmanagements
    • Wenig Erfahrung bei der Projektleitung für die Strukturierung aus einem vorhandenen Projektmanagementsystem heraus in ein anderes
  • Weitere Schwierigkeiten
    • Wechselnde Verfügbarkeit von Projektmitarbeitenden
    • Unflexible Planung
    • Unklar, wie das Projekt in den Gesamtrahmen der Merentis hineinpasst
    • Starker Anspruch nach Abrechnung der jeweiligen Quartale
    • Wie können wir das motivationale Level im Team halten?

 

Team

Der Wunsch

Ausgangspunkt des Projekts war anfänglich das Interesse an konkreten Themengebieten zu Projektmanagement. Jedoch kristallisierte sich im Verlauf der Zusammenarbeit eher der Wunsch nach mehr Flexibilität im Arbeitsalltag und der Optimierung der Arbeitsprozesse heraus. Nun sollen Strukturen geschaffen werden, dies zu ermöglichen. Dem Projekt einen Rahmen zu verleihen und bedeutende Aspekte klar zu definieren wurden hierfür priorisiert. Dazu gehörte auch ein Überblick über die Gesamtsituation (Beteiligung intern und extern? Kommunikationswege analog/digital? Schwierigkeiten?) der noch geschaffen werden sollte.

Die Vorgehensweise

Workshop

Die Projektleitung des Merentis-Teams kam mit näherem Interesse zum Thema Projektmanagement auf das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum zu. Anfänglich der Wunsch vertiefende Inhalte vermittelt zu bekommen, kristallisierten sich mit der vermehrten Zusammenarbeit weitere Themen heraus. Durch das Vortasten in neue Themenfelder konnten diese näher identifiziert und erkundet werden.

  • Schritt 1: Impulsseminar über Phasen und Methoden zum Thema Projektmanagement zur Erlangung einer gemeinsamen Basis
  • Schritt 2: Finden von Herausforderungen der täglichen Arbeit, dabei bewusstes Lösen von operativen Strukturen. Hineingehen in andere sich entwickelnde und gegebenenfalls relevante Themenbereiche: Nicht ausschließlich der operative Themenbereich ist betroffen. Auch motivationale Faktoren, Rollendefinitionen, Sinnfragen einzelner Arbeitsschritte beeinflussten den empfundenen Erfolg der Arbeit
  • Schritt 3: gemeinsames Clustern der Inhalte aus dem vorangegangenen Workshop, Zuordnung in übergeordnete Themen. Erhalt eines Überblicks aller Themenbereiche sowie deren Größenordnung
  • Schritt 4: Erste Schritte wurden identifiziert, die sofort umgesetzt werden konnten um möglichst schnell erste Erfolge zu erleben.

Das Projekt begann Ende April 2022. Im Juni 2022 fand der zunächst letzte Workshop dazu statt. Geplant ist jedoch eine vertiefende Zusammenarbeit in Richtung Umsetzung verschiedenster Ideen.

Tool

Abbildung: Template Kollaboration Merentis und Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Bremen. Arbeitsfläche, welche für alle Beteiligten während der Zusammenarbeit zugänglich war

Das Ergebnis

Durch den sich schrittweise vertiefenden Prozess der Themenanalyse und vor allem dank der motivierten Zusammenarbeit konnten folgende Themen und Ziele identifiziert werden:

  • Identifizierung klarer Rollen und Verantwortungsbereiche aller Ebenen im Team
  • Klareres Bewusstsein der Aufgaben und der Verantwortung aller Beteiligten
  • Herausstellen der Verantwortung der Projektleitung durch die Problemkommunikation an CEO
  • Bewertung des ursprünglichen Projekt Scopes als unrealistisch

Es wurden unmittelbar Schritte eingeleitet um einen schnellstmöglichen Change der Situation anzustoßen:

  • Setzen realistischer Ziele und direkte Weitergabe dessen an die Führungsebene
  • Konkretisierung des Teams und der Verfügbarkeit der Mitglieder
  • Unterteilung des Großprojektes in zu bewältigende kleinere Projekte mit direkten Team- bzw. Projektverantwortlichen und kommerziellen Stakeholdern
  • mehr Kommittent von CEO Seite zu den Einzelprojekten
  • Kontinuierlichere und kleinteiligere Berichtsstruktur

Neue Strukturen

Die Erfolgschancen wurden nach Angaben des Merentis-Projektteams deutlich gesteigert und konnten teilweise schon erfolgreich weitergeführt werden. Ebenso hat sich die Kommunikation, vor allem die Ziel- und Anspruchskommunikation im Team deutlich verbessert.

Die Methoden

Die Workshops fanden allesamt online statt. Mithilfe eines Kollaborationstools konnten visuelle Plattformen und so für den Teilnehmenden übersichtliche Inhalte geschaffen werden. Gleichzeitig ist es dem Merentis-Team möglich gewesen, jederzeit auf diese Inhalte zuzugreifen und selbstständig daran zu arbeiten. Offene Fragestellungen und das Clustern von Erfahrungsfeldern ermöglichten das tiefgreifende und themenübergreifende Arbeiten.

Der Umsetzungsaufwand

Die angefallenen Arbeitsstunden sowie die durchgeführten Maßnahmen organisierte und leitete das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Bremen für das Unternehmen kostenlos und anbieterneutral. Das Zentrum wird durch das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz gefördert. Weitergehende Kosten, werden nicht durch das Kompetenzzentrum gedeckt.

Hinweise zur Recherche

Diese Stichworte helfen bei der Suche nach Lösungsanbietern im Internet:

  • Projektmanagement
  • Kommunikationsstruktur
  • Interne Kommunikation
  • IT-Projektarbeit
  • Transparenz von Arbeitsabläufen

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E-Mail: kontakt@kompetenzzentrum-bremen.digital

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