Agiles Arbeiten im laufenden Projekt einführen – oder wie ein Blumenstrauß an Fähigkeiten sichtbar wurde

In einem bereits laufenden Projekt zeichnet sich ab, dass das Projektteam mit den regulären Arbeitsmethoden an seine Grenzen stößt, in Zusammenarbeit dem mit Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Bremen werden Potenziale und Fähigkeiten des Teams sichtbar und das Projekt ein voller Erfolg.

Das Unternehmen

• Name: Merentis GmbH
• Größe: ca 110 Beschäftigte
• Sitz: Bremen
• Gründung: 1996
• Branche: IT Wirtschaft

Die Merentis GmbH ist ein langjähriges, fest in Bremen angesiedeltes Software-Unternehmen, aufgegliedert in die Geschäftsbereiche Intelligente Prozesse und Lösungen und Managed Services. Zunächst nur spezialisiert auf die Bereiche Informationsmanagement, Archivierung und ECM, arbeitet das Unternehmen mittlerweile auch an Individualentwicklungen, insbesondere mobiler Lösungen und Forschungsprojekten.

Die Herausforderung

Neben dem bereits agil strukturierten Forschungs- und Entwicklungsbereich, dem Merentis e:hub, arbeiten die Mitarbeitenden in klassisch strukturierten und organisierten Teams. Es stellt sich jedoch im Laufe der Zeit heraus, dass die Projektmanagement-Methode für das laufende Projekt ungeeignet zu sein scheint.

Eine Umstrukturierung steht daher an. Das Team der Merentis GmbH und das Team des Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrums Bremen gingen gemeinsam in die Lösungsfindung.

Der Wunsch

Das Team des Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrums Bremen arbeitete bereits länger mit den Mitarbeitenden des Software-Unternehmens zusammen. Im Laufe dieser Zusammenarbeit kristallisierte sich der Wunsch nach mehr Flexibilität im Arbeitsalltag und der Optimierung der Arbeitsprozesse heraus. Nun werden Strukturen geschaffen, dies zu ermöglichen. Es wird von allen Beteiligten priorisiert, dem Projekt einen Rahmen zu verleihen und bedeutende Aspekte klar zu definieren.

Die Vorgehensweise

Zu Beginn der Zusammenarbeit schien die bevorstehende Herausforderung zunächst eine andere zu sein. Daher entschied die Expertin des Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrums Bremen das Thema schrittweise zu öffnen und die Herausforderungen von Grund auf zu beleuchten. Durch den engen Austausch in verschiedenen aufeinander aufbauenden Workshops kam man der Zielstellung des Merentis Teams, nach mehr Flexibilität im Projekt, näher:

• Schritt 1: Impulsseminar über Phasen und Methoden zum Thema Projektmanagement zur Erlangung einer gemeinsamen Basis
• Schritt 2: Finden von Herausforderungen der täglichen Arbeit, dabei bewusstes Lösen von operativen Strukturen. Betrachtung von anderen sich entwickelnden und gegebenenfalls relevanten Themenbereichen: Nicht ausschließlich der operative Themenbereich ist betroffen. Auch motivationale Faktoren, Rollendefinitionen, Sinnfragen einzelner Arbeitsschritte beeinflussten den empfundenen Erfolg der Arbeit
• Schritt 3: gemeinsames Clustern der Inhalte aus dem vorangegangenen Workshop, Zuordnung in übergeordnete Themen. Erhalt eines Überblicks aller Themenbereiche sowie deren Größenordnung. Das Thema „Agiles Arbeiten“ rückte hier verstärkt als Möglichkeit der Effektivitätssteigerung in der Entwicklung in den Fokus.
• Schritt 4: Erste Schritte identifizieren, die sofort umgesetzt werden können, um möglichst schnell erste Erfolge zu erleben.

Das Thema „Agiles Arbeiten“ ist für die Verantwortlichen der Merentis zu einer interessanten Methode zur Bewältigung der Herausforderungen im Projekt geworden. Aufgrund dessen bezog das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Bremen bereits während der Zusammenarbeit das Mittelstand-Digital Zentrum Zukunftskultur mit ein. Ausgewählte Mitarbeitende der Merentis GmbH nahmen in diesem Zusammenhang an einer vertiefenden Online-Sprechstunde des Mittelstand-Digital Zentrums teil, um sich mehr über das Thema „Agiles Arbeiten“, als mögliche neue Projektmanagement-Methode, zu informieren.

Durch die zentrumsübergreifende Kooperation durch die Verantwortlichen des Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Bremen und des Mittelstand-Digital Zentrums Zukunftskultur können die jeweiligen Fachexpertisen gebündelt und kombiniert und ein geeignetes Konzept erstellt werden. Die Idee zur Durchführung eines „Erlebnis-Workshops“ war geboren.

• Schritt 5: Skepsis als auch Neugier sollten einbezogen werden, wenn es um das Ausprobieren neuer Arbeitsmethoden geht. Aus diesem Grund und um den Nutzen agiler Strukturen im vorherrschenden Projekt der Merentis zu prüfen, wurde durch den Fachexperten des Mittelstand-Digital Zentrums Zukunftskultur ein fiktives Szenario vorbereitet. Den Teilnehmenden soll ein Gefühl für einen „typischen“ Scrum Prozess vermittelt werden. An diesem Workshop nahmen 10 Mitarbeitende des Unternehmens teil.

Die Entscheidung den Workshop in externen Räumlichkeiten stattfinden zu lassen und ein fiktives Szenario zu schaffen, entschied man hierbei ganz bewusst. So wurde dem Risiko entgegengewirkt, sich zu stark auf vorhandene fachliche Exzellenzen und vertraute Muster zu fokussieren, statt sich auf die unbekannte methodische Herangehensweise einzulassen.

• Schritt 6: am Ende des Workshops fand eine abschließende Diskussion und Feedbackrunde statt. Eine anfängliche Skepsis konnte mithilfe dieser Veranstaltung zunehmen abgebaut und somit ein Raum für neue Ideen geschaffen werden. Es wurden gezielt konkrete Ideen verfasst, wie eine Zusammenarbeit in dem Projekt der Merentis mithilfe erlernter Methoden weiter optimiert werden kann.

Anfänglich noch etwas verhalten, fanden sich die Teams allerdings schnell in die Methode Scrum hinein. Man arbeitete mit großer Motivation an dem vorgegebenen Projekt und es schien allen Beteiligten sichtlich Spaß zu machen. Die Mitarbeitenden haben schnell ihre Rollen gefunden und die Kommunikation untereinander als auch zwischen den Teams war transparent, zielgerichtet und klar. Dies gewährleistete schnelle Reaktionen in der Kooperation und somit insgesamt, insbesondere aber für den Kunden, zufriedenstellendes Gesamtergebnis. Die Teams haben selbstständig Synergien geschaffen und bewusst entschieden:

• Wie können wir Arbeitsschritte verringern?
• Achtsamkeit gegenüber der Arbeit anderer. Passt das, was ich hier gerade mache?
• Gibt es etwas, was wir noch gar nicht gemacht haben?

Die Zusammenarbeit zwischen dem Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Bremen und dem Team der Merentis begann Ende April 2022. Im September fand der finale Workshop in Kooperation mit dem Mittelstand-Digital Zentrum Zukunftskultur dazu statt.

Das Ergebnis

Während der aufeinander aufbauenden Workshops bemerkte man eine zunehmende Offenheit für neue Methoden und Ideen. Noch beeindruckender waren nur die Beobachtungen und Feedbackgespräche am Ende des Erlebnis-Workshops: Konkrete Ideen wurden aufgegriffen, um sie für die zukünftige Optimierung der Zusammenarbeit im Projekt einzubringen. Die folgenden Zitate beschreiben gut, was das Ergebnis der Zusammenarbeit ist.

• Eine zunehmende Selbstreflektion des eigenen Anteils in der Kooperation:
  „Wir haben maximal über den Zaun des anderen geschaut.“
  „Fehler offen darzulegen fällt mir schwer.“
• Als auch die Erkenntnis, dass ein Mehr an Fähigkeiten im Team vorhanden ist.
  „Es war schön zu erfahren, dass jeder von Euch Fähigkeiten außerhalb Eures Expertengebietes hat.“
  „Dieser Blumenstrauß an Fähigkeiten…“

Die Methoden

Die ersten Workshops fanden gänzlich online statt. Die Teilnehmenden erhalten übersichtliche Inhalte mithilfe eines Kollaborationstools zur Darstellung von visuellen Plattformen.

Der Erlebnis-Workshop fand analog in den Räumlichkeiten des Digital Hub Industry Bremen statt. Mithilfe des Experten und ausgebildeten Srum-Master Danny Kensa wurde die Methode Scrum nähergebracht und vermittelt. Dazu nutze er ein fiktives Projekt, welches mithilfe der LEGO SERIOUS PLAY Methode von den Teilnehmenden bearbeitet wurde. Dabei begleitete uns Holger Schneider mit seiner Fachexpertise (s.Anm.). Nadine Mussehl brachte ihr Fachwissen als ausgebildete Coach und Wirtschaftspsychologin mit ein, um ein Öffnen der Thematik zu ermöglichen und gezielt im Workshop unterstützen zu können.

Der Umsetzungsaufwand

Die angefallenen Arbeitsstunden sowie die durchgeführten Maßnahmen organisierte und leitete das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Bremen für das Unternehmen kostenlos und anbieterneutral. Das Zentrum wird durch das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz gefördert. Das Kompetenzzentrum deckt weitergehende Kosten nicht.

Hinweise zur weiteren Recherche

Diese Stichworte helfen bei der Suche nach Lösungsanbietern im Internet:

• Projektmanagement
• Kommunikationsstruktur
• Interne Kommunikation
• IT-Projektarbeit
• Transparenz von Arbeitsabläufen
• Scrum
• Agile Methoden
• Lego-Serious Play
• Veränderungsmanagement

Anm.: Wichtiger Hinweis gem. der LEGO® SERIOUS PLAY® Trademark Guidelines

Holger Schneider, FTK e. V., ist befähigt, Workshops nach der Methode LEGO® SERIOUS PLAY® zu moderieren. LEGO, SERIOUS PLAY, die Minifigur sowie die Steine- und Noppen-Konfigurationen sind Trademarks der LEGO Gruppe, die diesen Workshop und diese Dokumentation nicht sponsert, autorisiert oder unterstützt.

(LEGO, SERIOUS PLAY, the Minifigure and the Brick and Knob configurations are trademarks of the LEGO Group, which does not sponsor, authorize or endorse this workshop and documentation.) © [2023] The LEGO Group

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