Anforderungen an eine Software identifizieren

Das Unternehmen

• Name: Blue Bird Facility GmbH
• Sitz: Bremen
• Größe: ca. 50 Beschäftigte
• Branche: Dienstleistung

Die Blue Bird Facility GmbH ist ein junges, inhabergeführtes Unternehmen im Bereich Gebäudemanagement. Seit der Gründung Mitte 2019 ist es schnell gewachsen und ist zu einem „Multi-Service-Anbieter“ im gesamten norddeutschen Raum geworden

Die Herausforderung

Computersysteme zum Beispiel zur Aufgaben- oder Betriebsmittelplanung, Rechnungsstellung oder anderen Unternehmensaufgaben sind mittlerweile branchenübergreifend zu einem wichtigen Faktor geworden. Die Blue Bird Facility GmbH aus Bremen verwendet bereits verschiedene Computersysteme, die sie bei vielen alltäglichen Aufgaben unterstützen.

Durch das rasante Unternehmenswachstum sind diese jedoch inzwischen an ihre Grenze gekommen. Das Unternehmen benötigt eine Lösung, das die verschiedenen Aufgabenbereiche miteinander vereint. Viele Systemanbieter erstellen passende individuelle Systeme für ihre Kunden. Die wichtigen Anforderungen an ein System zu identifizieren, zu formulieren und mit einem Anbieter zu kommunizieren, ist jedoch für viele KMU eine große Herausforderung.

Der Wunsch

Das Unternehmen möchte das Portfolio der vorhandenen Systeme mit einem umfassenden ERP-System austauschen, um Unternehmensprozesse effizient zu steuern und auszuführen. Ein unternehmensumfassendes System soll in Zukunft die Kommunikation zwischen den Abteilungen verbessern und Planungen vereinfachen. Das Bremer Unternehmen erhofft sich dadurch ebenfalls eine höhere Kundentransparenz.

Die Vorgehensweise

Das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Bremen hat in einem ersten Unternehmensgespräch gemeinsam mit der Blue Bird Facility GmbH zunächst eine Ist-Analyse durchgeführt und Verbesserungspotentiale im Umgang mit den vorhandenen Systemen festgestellt. Auf der Grundlage der identifizierten Schmerzpunkte konnten anschließend erste Anforderungen an ein zukünftiges System aufgenommen werden.

Im Anschluss daran wurden die aufgenommenen Anforderungen in drei Interviews strukturiert, konkretisiert und ausformuliert. Ziel dieses Schrittes war es, dass auch ein Softwareanbieter, der nicht in die Prozesse eingebunden ist, die Anforderungen versteht und die Umsetzbarkeit prüfen kann.

Das Ergebnis

Aus den Anforderungen und weiteren Unternehmensinformationen ist schlussendlich ein sogenanntes Lastenheft entstanden. Mithilfe dieses Lastenheftes ist das Unternehmen in der Lage, die gewünschte Software bei verschiedenen Anbietern anzufragen.

Hat ein Kunde keine konkrete Anforderungen an das gewünschte System, kann es passieren, dass von Dienstleistungsunternehmen unpassende oder überflüssige Funktionen angeboten werden. In diesem Falle zahlt ein Unternehmen dann Geld für Softwarefunktionen, die es nicht braucht. Das strukturiert erarbeitete Lastenheft hilft dem Unternehmen dabei, passende Angebote einzuholen und sich basierend auf dem erlangten Wissen für ein geeignetes Dienstleistungsunternehmen zu entscheiden.

Die Methoden

• Ist-Analyse Workshop:
  Die bestehenden Unternehmensprozesse werden aufgenommen und analysiert, um mögliche (Digitalisierungs-)Potenziale aufzudecken.
• Interviews:
  Es werden Gespräche mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern geführt, um die Anforderungen an das neue ERP System detailgenau zu erfassen.
• Erstellung eines Lastenheftes:
  Ein Lastenheft ist ein häufig angewendetes Template, in dem auf professionelle Weise Software-Anforderungen dargestellt werden.

Die Kosten

Die Anforderungsanalyse und Erstellung des Lastenhefts in Zusammenarbeit mit dem Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Bremen waren aufgrund der Förderung durch Mittelstand-Digital für das Unternehmen Blue Bird kostenfrei.

Das Kompetenzzentrum Bremen informiert und sensibilisiert kostenfrei die kleinen und mittleren Unternehmen rund um das Thema Digitalisierung. Dazu zählt auch die Unterstützung bei der Planung von Digitalisierungsvorhaben.

Die Stichworte

Diese Stichworte helfen bei der Suche nach einem Lösungsanbieter im Internet:

• ERP
• Gebäudemanagement, Facility Management
• Lastenheft
• Software Anforderungen
• Kundenkommunikation

Sie brauchen ebenfalls Unterstützung bei einer Digitalisierungsmaßnahme oder einfach nur eine zweite Meinung?

Dann rufen Sie uns an!

Tel.:  +49 (0) 421 9600 – 260
E-Mail: kontakt@kompetenzzentrum-bremen.digital

Wir informieren Sie gerne im Auftrag des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie.

Ihr Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Bremen