Wissensmanagement kann Leben retten

Das Unternehmen

• Name:      Medical Helpline Worldwide GmbH (MHW)
• Größe:      30 Beschäftigte
• Sitz:          Bremen – Airportstadt
• Branche:  Gesundheitswesen

Die Medical Helpline Worldwide GmbH, ist ein international tätiges medizinisches Unternehmen mit dem Schwerpunkt auf Assistance-, Reise- und Tauchmedizin mit Sitz in Bremen / Deutschland. Das Unternehmen bietet medizinische und organisatorische Unterstützungsleistungen für Privatpersonen aber vor allem für Mitarbeiter:innen von Geschäftskunden im Ausland.

Die Herausforderung

Die Medizinbranche ist im Wandel, denn Telemedizin und digitale Angebote für Patienten und Kunden sind immer stärkere Zukunftstrends. Die Mitarbeiter:innen bei MHW brauchen daher stetig einen schnellen Zugang zu vielfältigem Wissen und Möglichkeiten. Dabei kann das notwendige Wissen auf der einen Seite lebensnotwendig, auf der anderen Seite aber nur im Kopf einzelner Personen verfügbar sein. Der Zugriff auf diese Daten und das Wissen ist zeitkritisch. Zum Beispiel entscheiden bei einem Tauchunfall schon wenige Stunden Verzug über Leben und Tod des Kunden.
Durch die Kontaktbeschränkungen aufgrund der Corona-Pandemie steigt zudem der Druck, das Wissensmanagement dezentral zu organisieren. Die Digitalisierung des Wissens ist ein komplexes Vorhaben und bindet eine Menge Ressourcen im Unternehmen.

Der Wunsch

MHW betrachtet sich als eine große Wissensbasis, die noch zugänglicher gemachen werden soll.  Das Unternehmen hat in den vergangenen 20 Jahren zahllose Informationen über medizinische Gegebenheiten, logistische Strukturen, mögliche Partner, Zuständigkeiten, technische Kapazitäten und lokale sowie regionale Besonderheiten, in ihren Datenbanken angehäuft. Das Ziel ist es, diese Informationen in Zukunft systematisch recherchierbar und Geo-referenziert in einer Datenbank verfügbar zu machen.

Die Vorgehensweise

Die MHW kam mit dem Wunsch zur Unterstützung bei der Einführung eines Wissensmanagement-Tools in Form eines internen Wiki (ähnlich wikipedia.de) auf das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Bremen zu. Ein klarer Wunsch mit einem klaren Ziel, könnte man meinen. Aber manchmal führt ein klarer Wunsch nicht zum gewünschten Ziel.

Das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Bremen bietet einen ganzheitlichen Betrachtungsansatz von gewünschten Lösungen. Unter diesen Voraussetzungen wurden in einem ersten Workshop sowohl erste Anforderungen an das neue Wissensmanagement aufgenommen, aber auch bestehende Abhängigkeiten zu verfügbaren Systemen skizziert. Es zeigte sich, dass viele Anforderungen bereits vom eingesetzten CRM (Customer Relationship Management)-Tool gedeckt werden können.

Ein weiterer geplanter Punkt war die Erstellung und Verknüpfung einer Smartphone-App für Kunden. Diese soll Informationen und Mehrwerte für die jeweilige Urlaubs- oder Einsatzregion bieten. Hier konnten wir als Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Bremen die zu beschreitenden Wege in einer Digitalisierungs-Roadmap aufzeigen. Die Umsetzung erfolgte dann mit einem Praxispartner in Form eines go-digital geförderten Projektes.

Das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Bremen hat sich in diesem Projekt als „vorwettbewerblicher Sparringspartner“ eingebracht. Die Absichten des Kompetenzzentrums Bremen sind Digitalisierungsprojekte anzustoßen, geeignete (IT-) Partner sowie – bei Bedarf – auch eine gezielte Förderung zu finde. Das Projekt selbst kann nicht vom Kompetenzzentrum umgesetzt werden. Während MHW das Digitalisierungs-Projekt nun weiter vorantreibt, steht das Kompetenzzentrum Bremen weiter mit dem Unternehmen im Kontakt und unterstützt bei Digitalisierungsfragen.

Das Ergebnis

Die Workshops mit dem Bremer Kompetenzzentrum haben die MHW darin bestärkt, kein komplett neues Wissensmanagementtool einzuführen, sondern bereits vorhandene Strukturen effizienter zu nutzen. Dies erspart dem Unternehmen sowohl hohe Investitionen, als auch umfangreiche Schulungsmaßnahmen bei deren Mitarbeitern.

Aus der Zusammenarbeit resultiert, dass MHW mit dem entstandenen Anforderungskatalog an dem Förderprogramm „go-digital“ des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie teilgenommen hat. Hierbei hatte MHW ein passendes Beratungsunternehmen finden können, das nun das vorhandene CRM-System in Zusammenarbeit mit einigen eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern weiterentwickelt. Durch den Austausch mit dem Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Bremen und die identifizierten Anforderungen gelang es MHW die Umsetzung mit Zuversicht voran zu treiben.

Die Kosten

Das Unternehmen muss mit Kosten für die Weiterentwicklung des bestehenden CRM-Systems mithilfe eines IT-Dienstleisters rechnen. Ursprünglich war MHW davon ausgegangen, ein ganz neues System anschaffen bzw. programmieren lassen zu müssen. Dementsprechend sind die Kosten voraussichtlich niedriger als erwartet.

Dank des Förderprogramms „go-digital“ kann sich das Unternehmen 50 % der Beraterkosten mit einem maximalen Beratertagessatz von 1.100 Euro fördern lassen. Der Förderumfang beträgt maximal 30 Tage in einem Zeitraum von sechs Monaten.

Die angefallenen Arbeitsstunden sowie der Workshop durch das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Bremen wurden für das Unternehmen kostenlos und anbieterneutral erbracht.

Weitere Informationen:

Der Podcast auf YouTube:

Sie brauchen ebenfalls Hilfe bei einer Digitalisierungsmaßnahme oder einfach nur eine zweite Meinung?

Dann rufen Sie uns an!

Tel.:  +49 (0) 421 9600 – 260
E-Mail: kontakt@kompetenzzentrum-bremen.digital

Wir informieren Sie gerne im Auftrag des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie.

Ihr Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Bremen