Was ist Prozesscoaching?
Im Laufe der Zeit etablieren sich in jedem Unternehmen informelle Prozesse: Kommunikations- und Arbeitswege, die nie geplant waren, aber den Mitarbeiter:innen oft Arbeit erspart. Diese Wege sind oft nur wenigen Beteiligten bekannt und können Fallstricke enthalten: Informationen, die nur begrenzte Personenkreise erreichen oder Abkürzungen, die wichtige Prozessschritte ausklammern. Diese Prozesse kann man auch „unbewusst“ nennen – so wie im Bewusstsein von Menschen vieles abläuft, ohne dass wir es mitbekommen.
Ein Prozesscoaching sammelt diese unbewussten Prozesse, bildet sie ab und ermöglicht es Unternehmen so, ihre eigenen Prozesswege nachzuvollziehen und perspektivisch zu verbessern.
Das Coaching berücksichtigt dabei die Unternehmensziele und ermöglicht so das Treffen von Investitionsentscheidungen. Prozesscoaching wird von Unternehmensberater:innen angeboten und beinhaltet die Prozessaufnahme, Prozessmodellierung, Recherche zu geeigneten Dienstleistenden (falls nötig) und die Begleitung beim Implementieren neuer Prozesse.
Was brauch ich zum Optimieren der Prozesse?
Zuerst müssen Unternehmen ihre Unternehmensziele definieren – zum Beispiel geringerer Ressourcenverbrauch oder schnellere Kommunikation. Anschließend nehmen sie einen IST-Zustand auf – die realen Unternehmensprozesse. Dabei ist es sinnvoll, sich eine professionelle Außenperspektive einzuholen, um gerade die unbewussten Prozesse aufzudecken. Diese werden häufig auch „Betriebsblindheit“ genannt und vielen Unternehmen fällt es schwer, sie ohne Unterstützung zu identifizieren, denn sie sind bereits ein tief verwurzelter Teil des Betriebs. Die Prozesse werden dann in einer Prozesslandkarte dargestellt, die alle Prozesse visualisiert und es ermöglicht, Beziehungen herzustellen.
Dabei gehen Prozessoptimierung und Digitalisierung meist Hand in Hand. Deshalb kann es sinnvoll für Unternehmen sein, sich Prozesscoaches an Bord zu holen, die sich mit den unzähligen Dienstleister:innen von digitalen Lösungen auf dem Markt auskennen. Viele Betriebe wissen nicht, dass einige Systemhäuser ihre Software auch gerne an den Kunden anpassen und sich so mit ihrer Software bei dem Unternehmen bzw. Kunden bewerben. Es gibt auch kostenlose Open-Source Lösungen, die anpassbar sind. Dafür benötigt es aber IT-Experten.
Förderung von Digitalisierungsmaßnahmen
Sind die Prozesse definiert und passende Lösungen gefunden, müssen diese finanziert und in die bestehenden Unternehmensprozesse eingebunden werden. Für Digitalisierungsmaßnahmen gibt es einige Förderprogramme von den Ländern oder auch auf Bundesebene. Es gibt verschiedene Fördermöglichkeiten, die Beratungsdienstleistungen, Schulung von Personal und den Erwerb von Hard- und Software beinhalten. Die Antragstellung ist bei jedem Förderprogramm unterschiedlich. Informieren Sie sich deshalb bei den jeweiligen Förderstellen. Lesen hier mehr zu Förderprogrammen in unserem Blogbeitrag: 11 Förderprogramme für die Digitalisierung.
Der Podcast mit Prozesscoach Henrik Apke
Der Prozesscoach Henrik Apke ist Digitaler Botschafter im Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Bremen und verrät im Gespräch mit Alexander Flügel, weshalb Unternehmen Unterstützung bei ihren Prozessen benötigen.
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