Aller Anfang ist schwer: „Wir brauchen ein neues ERP-System”

Die Herausforderung

Delsack arbeitet seit 1990 mit demselben Warenwirtschaftssystem. Trotz hoher Zufriedenheit führen veränderte Kund:innenanforderungen dazu, dass die Funktionen der bisherigen Software für aktuelle Vorgänge nicht mehr ausreichen. Die zentralen Herausforderungen lauten daher:

• Kalkulation von Zeit, Material und Arbeitskraft werden aufgrund veränderter Kund:innenanforderungen immer komplexer
• Bisher noch analoges Arbeiten in vielen Bereichen des Unternehmens. Verminderung der „Zettelwirtschaft“ durch Digitalisierung ist hier zielführend
• Keine Möglichkeit für Updates oder das Zugreifen auf einen technischen Support aufgrund des veralteten Systems
• Technische Herausforderungen vor Ort (z.B. Glasfaser, technische Versorgung digitaler Arbeitsplätze)

Ein geeignetes System finden

Ein weiterer wesentlicher Punkt ist die Auswahl eines geeigneten Systems. Dazu gehören Fragen wie „Wie kann ich in die Welt der Softwareprodukte einsteigen?“ und „Welche Fragen stelle ich mir zuerst und wo finde ich verständliche Informationen, die zu meinem Bedarf passen?“. Denn häufig sind Informationen von Anbieter:innen durch Beratung oder von Websites für Suchende eher irreführend, da hier bereits ein fundiertes Fachwissen vorausgesetzt wird. Da sich Suchende in der Regel allerdings nicht regelmäßig mit dem Thema beschäftigen (können), sind diese oft ungeeignet und verwirren mehr, als dass sie helfen.

Dabei soll ein ERP-System (Enterprise-Ressource-Planning) den Unternehmensalltag einfacher und transparenter machen. Hierbei handelt es sich um eine Software, die bei der Planung, Steuerung und Verwaltung von verschiedenen Datenschnittstellen im Unternehmen unterstützen soll. Kurz erklärt laufen hier Angaben aus Ressourcen, Personal, Kapital, Betriebsmittel, Material, Informations- und Kommunikationstechnik an diesem zentralen Punkt zusammen. Das soll insbesondere im Bereich der Materialbedarfsplanung einen großen Nutzen mit sich bringen. Doch die hohe Komplexität durch die Vielzahl unterschiedlicher Datenströme (Angaben), die in dieser Software zusammenlaufen, existiert hierfür keine allgemein allumfassende Lösung. Es gibt es also nicht „das eine System“, sondern oftmals handelt es sich um eine Lösung, die aus einer Vielzahl von Modulen besteht, die individuell für das jeweilige Unternehmen zusammengestellt werden kann. Die Komplexität der Software selbst, als auch die Frage nach dem konkreten Beginn der Suche, macht das Projekt „Neues ERP-System“ um ein Vielfaches schwieriger.

Der Wunsch

Die Software selbst sollte für die Delsack GmbH nicht zu umfangreich und zu kostenintensiv sein sowie eine DATEV-Schnittstelle beinhalten. Aufgrund der eher verhaltenen Veränderungswünsche in der Belegschaft bezüglich der Digitalisierung wünscht sich Delsack eine intuitive Bedienung und die Möglichkeit der schrittweisen Einführung der Software. Ebenso sind die technischen Voraussetzungen bei der Auswahl einer geeigneten Softwarelösung im Hinterkopf zu behalten.

Darüber hinaus sollen die Organisations- und Auftragsprozesse vereinfacht und effizienter gestaltet werden. Auch muss die neue Software einigen Ansprüchen gerecht werden. Gemeinsam mit dem Unternehmen erarbeitete unser Team die folgenden vier zentralen Themenbereiche für die weitere Vorgehensweise in der Auswahl einer geeigneten Software: Transparenz, Kapazitätsplanung, Auftragsabwicklung und Stammdaten. Die Auftragsabwicklung sowie die Stammdaten stellen für Delsack dabei die wichtigsten Bereiche dar.

Die Vorgehensweise

In einem ersten Gespräch erörterten das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Bremen und die Delsack GmbH den Wunsch-Zustand, den Ist-Zustand sowie die Points of Pain (Schmerzpunkte) des Unternehmens. Nach einer gründlichen Vorbereitung durch das Expert:innenteam startete der Prozess der Zusammenarbeit wie folgt:

• Workshop I: Das Erarbeiten und Strukturieren der Inhalte aus den vorbereiteten Daten. Dabei begleitete das Expert:innenteam des Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrums Bremen
  • Ziel: Generieren von individuellen Kriterien an ein neues ERP-System, was eine selbstständige Recherche ermöglichen soll
• Workshop II: Strukturieren und Priorisieren der zuvor ausgearbeiteten Kriterien an ein neues ERP-System. Hier werden die Wünsche anderer Mitarbeitenden integriert, welche zuvor durch eine firmeninterne Abfrage aufgenommen wurden
  • Ziel: Erhalt eines realistischen und objektiven Bildes an die Anforderungen an ein neues ERP-System
  • Möglichkeit der eigenständige Suche auf Basis der priorisierten Kriterien
• Workshop III: Das Team des Kompetenzzentrums zeigte und begleitete dabei, wie man auf Basis der zuvor erarbeiteten Möglichkeiten durch die Recherchen des ERP-Dschungels wandert und möglichst effektiv zu einem Ergebnis, einem auf das eigene Unternehmen angepasste System, gelangen kann.

Das Projekt umfasst einen Zeitraum vom Juli 2021 bis November 2021.

Das Ergebnis

Durch die individuelle und schrittweise Ausarbeitung der Kriterien für ein passendes ERP-System, haben die Beteiligten eine objektive Grundlage für ein weiteres Vorgehen geschaffen. Dabei haben sie verschiedene Meinungen und Ansichten aus dem Unternehmen bereits zu Anfang berücksichtigt und in die Entscheidungsfindung mit einbezogen. Mithilfe dieser objektiven und nach Wichtigkeit geordneten Daten ist Delsack nun zukünftig in der Lage, auf Basis dieser Methode, strukturiert und unabhängig Entscheidungen zur Lösungsfindung zu treffen. Wobei Systeme im Laufe des Findungsprozesses neu hinzugefügt oder abgewählt werden können. Der Kontakt zu dem Unternehmen bleibt weiterhin bestehen, um bei Fragen oder anderen Themen weiterhin zu begleiten.

Die Methoden

Zentrale Bausteine des Projekts waren drei Workshops, die inhaltlich aufeinander aufbauten und dabei die zwischenzeitlich erarbeiteten Erkenntnisse des Unternehmens aufnahmen.

• 1. Schritt: Systematische Erarbeitung von Wunsch-Zustand, Ist-Zustand und den Herausforderungen
• 2. Schritt: Identifizierung von Kriterien, die für eine spätere Bewertung (z.B. durch eine Nutzwertanalyse) nützlich sind. Firmenintern wurde mit sämtlichen Beteiligten eine Priorität dieser Kriterien erarbeitet
• 3. Schritt: Vergleich verschiedener Software, Handlungsoptionen etc., um objektiv die optimalste Lösung für die eigenen Herausforderungen zu generieren. Begleitung bei den ersten Vergleichen der Analyse und Angeboten durch das Expert:innenteam

Der Umsetzungsaufwand

Die angefallenen Arbeitsstunden sowie die durchgeführten Maßnahmen, organisierte und leitete das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Bremen für das Unternehmen kostenfrei und anbieterneutral. Das Zentrum wird durch das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz gefördert. Weiterführende Kosten, die bei der Einführung eines neuen ERP-Systems entstehen, deckt das  Kompetenzzentrum nicht.

Hinweise zur Recherche

Diese Stichworte helfen bei der Suche nach Lösungsanbietern im Internet:

• ERP-Systeme
• Nutzwertanalyse
• Assistenzsysteme
• Erfolgsgeschichte