Weniger Verwalten – Mehr Tanzen

Das Unternehmen

• Name: Tanzschule Cordero Lopez GbR
• Größe: 4 Beschäftigte
• Sitz: Bremen
• Branche: Dienstleistungen

Die Tanzschule Cordero Lopez GbR sitzt im Herzen Bremens und bietet Tanzkurse für Salsa Cubana, HipHop, Dancehall, Kindertanz und mehr an.

Die Herausforderung

Die Tanzschule Cordero Lopez hat schon seit einiger Zeit den Wunsch, ihre Prozesse und Produkte zu digitalisieren, jedoch bisher nicht die notwendige Zeit gefunden, sich mit diesem Thema auseinanderzusetzen. Als es aufgrund der Corona-Krise und den damit einhergegangenen Kontaktbeschränkungen zu einer vorübergehenden Schließung der Tanzschule kam, war also es naheliegend, über digitale Formate nachzudenken.

Eine Idee ist es beispielsweise, die Tanzkurse in Videos festhalten und ihren ca. 80 Tanzschüler:innen online zur Verfügung stellen. Gerade wenn die Tanzschule geschlossen sein sollte z.B. wegen einer erneuten Coronawelle, wäre dies eine gute Möglichkeit, um das Angebot der Tanzschule zu erweitern.

Des Weiteren rückten die internen Prozesse der Tanzschule in den Fokus des Digitalisierungsvorhaben. Viele Buchungsprozesse und die Teilnehmerverwaltung erfolgen derzeit händisch in Papierform. So werden beispielsweise Anmeldungen und Anzahlungen von Tanzschüler:innen handschriftlich vermerkt und abgeheftet. Anschließend werden die Daten noch in ein System übertragen. Die Zeit, die für diese manuelle Bearbeitung verwendet wird, könnte jedoch besser bei der Vermarktung der Tanzschule eingebracht werden.

Der Wunsch

Der Wunsch der Tanzschule Cordero López ist es, den Zeiteinsatz für Verwaltungstätigkeiten zu optimieren, um weniger Zeit mit Buchhaltung, Controlling und allgemeiner Teilnehmerverwaltung zu verbringen. Die ersparte Zeit soll für Kundenbetreuung und Marketingtätigkeiten genutzt werden. Social Media Kanäle wie Facebook und Instagram werden auch für die Tanzschule immer wichtiger, sodass die neu gewonnene Zeit für den Ausbau der Social Media Marketing gut genutzt werden kann.

Mit dem Angebot der Video-Tanzkurse möchte die Tanzschule erneuten Kontaktbeschränkungen vorbeugen oder auch eine neue Zielgruppe ansprechen.

Die Vorgehensweise

Die Geschäftsleitung der Tanzschule hatte in erster Linie Interesse an einer Beratungsförderung für Digitalisierung. In diesem Zuge hat sie Kontakt mit dem Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Bremen aufgenommen und in einem ersten Gespräch kurz die Herausforderungen und Vorstellungen ihrer Tanzschule geschildert. Es folgte ein längerer Austausch, in dem mögliche Lösungsansätze besprochen wurden. Es wurden zudem erste Ideen für und Anforderungen an mögliche für Software-Lösungen zur Unterstützung der Tanzschul-Prozesse besprochen. Im Anschluss hat die Tanzschule alle Anforderungen an mögliche Systeme aufgenommen und erste Tanzschulsoftware recherchiert, die zur Lösung beitragen könnten.

Die Anforderungen waren u.a. die Onlinebuchung einer Schnupperstunde und Tanzkursen sowie das Verwalten, Bezahlen und Kündigen dieser. Ebenfalls wünscht sich Frau Cordero López einen Verkauf von extra Tickets für Events wie z.B. Partys über das Tool. Weiterhin sollen die Mitglieder einen extra Zugang auf exklusive Videokurse erhalten. Zuletzt soll das Programm über eine Plattform laufen, damit die Datensicherheit hoch und Ausfallquote so gering wie möglich sind.

Das Kompetenzzentrum Bremen hat die verschiedenen Tanzschul-Software-Tools zunächst einmal genauer unter die Lupe genommen, um die Tanzschule Cordero Lopez bei möglichen Unklarheiten bezüglich der Software unterstützen zu können. Im anschließenden Workshop haben die Mitarbeiter des Kompetenzzentrums gemeinsam mit der Geschäftsleitung die Anforderungen Rahmen eines Workshops mithilfe einer Nutzwertanalyse gewichtet und die vier Tanzschulprogrammen miteinander verglichen. So wurde recht objektiv bewertet, welches Programm am geeignetsten ist und die wichtigsten Anforderungen erfüllt.

Aufgrund der Beschränkungen durch die Corona-Krise fanden alle Gespräche zwischen der Tanzschule und dem Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum per Online-Video-Tool statt.

Das Ergebnis

Die Entscheidung der Tanzschule fiel dementsprechend auf eine plattformbasierende Lösung. Ein Softwareunternehmen aus Österreich entspricht vielen Anforderungen der Tanzschule und bietet sehr guten Kundensupport. Zudem ist es möglich über diese Software seine Kurse auf der Plattform anzubieten und so weitere potenzielle Kunden anzusprechen.

Die Tanzschule Cordero Lopez testet daher diese Plattform im kostenlosen Probemonat mit ein paar Kursen aus und wird anschließend entscheiden, ob die Migration erfolgreich war oder doch noch ein anderes Tool getestet werden soll.

Methoden

• Anforderungsanalyse
• Nutzwertanalyse

Kosten

Die Nutzung der gewählten Onlineplattform kostet im Starterpaket (bis 199 Buchungen) ca. 53 € pro Monat. Im Gegensatz dazu kosten andere Softwareanbieter etwas mehr im Monat. Zusätzlich fallen hohe einmalige Kosten an und auch der Aufwand bei der Integration der Software ist höher.

Das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Bremen hat alle Leistungen für das Unternehmen, wie Unternehmensgespräche und den Workshop zur Nutzwertanalyse kostenlos und anbieterneutral erbracht.

Art des benötigten Umsetzungspartners

Der Umsetzungspartner ist ein Software- oder Plattformanbieter.

Suchmaschinen-Stichworte für Lösungsanbieter

• Tanzschulsoftware
• Mitgliederverwaltung
• Verwaltungssoftware

Sie brauchen ebenfalls Unterstützung bei einer Digitalisierungsmaßnahme oder einfach nur eine zweite Meinung?

Dann rufen Sie uns an!

Tel.:  +49 (0) 421 9600 – 260
E-Mail: kontakt@kompetenzzentrum-bremen.digital

Wir informieren Sie gerne im Auftrag des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz.

Ihr Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Bremen