Einführung eines ERP-Systems: Einheitliche Software für alle Geschäftsprozesse

Das Unternehmen

Name: Eisenwerk Bassum GmbH

Sitz: Bassum, Peenemünde

Branche: Behälterbau

Gründungsjahr: 1904

Innerhalb der letzten 30 Jahre ist das Eisenwerk Bassum zu einem der führenden Unternehmen im Bereich Behälterbau gewachsen. Die Produktpalette, die kontinuierlich weiterentwickelt wird, umfasst beispielsweise Behälter und Konzepte für die Lagerung und den Transport von Abfällen aus Kraftwerken, Landessammelstellen oder der Medizin. Das Behälterprogramm, die innovativen Sonderausstattungen und das umfangreiche Equipment müssen höchsten Qualitätsanforderungen entsprechen.

Die Herausforderung

Die Eisenwerk Bassum GmbH sah sich zu Projektbeginn folgenden Herausforderungen gegenüber:

• Wie soll die Optimierung der Strukturen als Grundlage für weiteres Unternehmenswachstum aussehen?
• Welche digitalen, bereichsübergreifenden Unterstützungen sollen in die Geschäftsprozesse eigeführt werden?
• Wie optimieren wir Prozesse mit den vielen digital-analog-Schnittstellen?
• Wie stellen wir von Papier-Dokumentenordnern auf digitale Arbeitsmappen um?

Diese Herausforderungen gehen im Tätigkeitsfeld Endlagerung mit erhöhten Anforderungen für Aufgaben wie Zeugnisbelegung, Fertigungsbegleitprüfungen, Abnahmeprüfungen und Dokumentation einher.

Der Wunsch

Um den Herausforderungen des wachsenden Unternehmens zu begegnen, soll ein Enterprise-Resource-Planning-System (ERP-System) eingeführt werden. ERP-Systeme dienen der bereichsübergreifenden Unterstützung aller Geschäftsprozesse im Unternehmen. Die Digital-analog-Schnittstellen sollen somit weitestgehend eliminiert werden.

Marktübliche ERP-Systeme enthalten Module für Bereiche wie Beschaffung/ Materialwirtschaft, Produktion, Vertrieb, Personalwesen, Finanz- und Rechnungswesen und Controlling. Sie sind über eine gemeinsame Datenbasis miteinander verbunden, um Mehrfacheingaben zu vermeiden und Prozesse zu automatisieren. Durch die unternehmensweite Nutzung einheitlicher Datensätze wird darüber hinaus die übergreifende Planung über alle Unternehmensebenen hinweg erleichtert, beispielsweise mit verschiedenen Werken, Abteilungen oder Lagerorten.

Im Idealfall soll das ERP-System integrierte branchenspezifische Funktionen bieten und das Eisenwerk Bassum direkt darin unterstützen, die Ansprüche an die Prozesse eines Herstellers von Endlagerbehältern zu erfüllen.

Die Vorgehensweise

Das Projekt startete mit der Kontaktaufnahme des Eisenwerks Bassum beim BIBA – Bremer Institut für Produktion und Logistik, einem Partner des Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrums Bremen.

Das Unternehmen nahm zunächst zwei ERP-Systeme in die engere Vorauswahl. Anschließend erarbeitete das Eisenwerk Bassum zusammen mit dem Kompetenzzentrum eine Entscheidungsgrundlage.

Das Fundament des weiteren Vorgehens bildete ein Projektstrukturplan, der die Phasen der Systemauswahl und -implementierung umfasst. Gleichzeitig wurde begonnen, die Anforderungen an die Funktionen des ERP-Systems zu definieren, wobei die Unterstützung der vorhandenen Arbeitsprozesse im Werk eine zentrale Rolle spielte.  In einem der Systeme wurde ein Musterprojekt des Eisenwerks abgebildet.

Auf der Basis dieser Vorarbeiten konnte das Unternehmen den Anbietern konkrete Angaben zu benötigten Modulen und Lizenzzahlen liefern. Anhand der präzisierten Angebote wurden die Systeme kostenseitig vergleichbar.

Als weitere Grundlage für die Entscheidung sollen die beiden Systeme als nächstes aus funktionaler Sicht verglichen werden. Der Fokus beim Vergleich der Funktionalität liegt auf der Möglichkeit zur Integration von branchenspezifischen Funktionen.

Nach der Entscheidung wird die Implementierungsphase der Software folgen, die auch die Hardwareaufrüstung und die Schulung der Mitarbeiter umfasst. Darüber hinaus bestehen Überlegungen zur Einführung eines Datenmanagementsystems.

Das Ergebnis

Im Rahmen des Projekts wurden die Voraussetzungen für eine sorgfältige Auswahl des passenden ERP-Systems geschaffen, indem das Unternehmen zunächst die Anforderungen an ein solches System präzise definierte. Anschließend wurden die Angebote verschiedener Anbieter auf Basis dieser Vorarbeiten vergleichbar gemacht – sowohl bezüglich der Kosten als auch bezüglich der gewünschten und benötigten Funktionalitäten.

Die Auswahl des ERP-Systems erfolgt durch Geschäftsführung, Qualitätsmanagement und Projektleitung des Eisenwerk Bassum, begleitet durch das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Bremen. In der Implementierungsphase werden die Mitarbeiter des Eisenwerks Bassum in Workshops mit dem Anbieter geschult.

Die Methoden

Mit diesen Methoden wurde das Unternehmen vom Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Bremen unterstützt:

• Entwicklung eines Projektstrukturplans
• Recherche zu Best Practices in der Einführung von ERP-Systemen
• Definition der Anforderungen
• Abbildung eines Musterprojekts im ERP-System
• Workshops mit dem ausgewählten Anbieter

Die Kosten

Der größte Kostenpunkt wird das ERP-System mit den benötigten Lizenzen sein. Auch bei der Hardware wird das Unternehmen nachrüsten müssen, beispielsweise bei den Terminals für die Zeiterfassung. Zusätzliche Kosten fallen für die Mitarbeiterschulung an. Auch die Software-Pflege durch den Anbieter verursacht laufende Kosten. Allerdings bietet das ERP-System eine Grundlage für effizientere Geschäftsprozesse und eine Optimierung von Schnittstellen, sodass langfristig Kosteneinsparungen zu erwarten sind.

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