Mit Navigationssystem durch die Digitalisierung: Wenn eine Fahrschule einen anderen Weg einschlagen möchte

Die Herausforderung

Im alltäglichen Fahrschul-Arbeitsablauf gestalten sich immer wieder Herausforderungen, die zeit- und arbeitsintensiv sind. Oft müssen Abläufe mehrfach bearbeitet werden und die Angestellten der Fahrschule sind auf Informationen von außen angewiesen, was eine Unvorhersehbarkeit und teilweise Unplanbarkeit mit sich bringt. Informationen strömen auf unterschiedlichen Wegen in die Büros, zum Beispiel:

• Terminabsprachen im Allgemeinen, besonders mit der Schülerschaft
• Informationen zum Status des Fuhrparks
• interne Absprachen und externe Kooperationen (bspw. mit Behörden)

Zudem gibt es keine Schnittstelle zwischen diesen vorhandenen Kommunikationsquellen und nötigen Planungs- und Verwaltungsmöglichkeiten.

Der Wunsch

Das Unternehmen wünscht sich eine Zusammenführung und Vereinfachung der eingehenden Informationsströme sowie eine Minimierung der Papierlast. Die Belegschaft soll entlastet und der alltägliche Arbeitsablauf vereinfacht werden. Dabei kristallisierte sich in den gemeinsamen Gesprächen der Wunsch nach einem zentralen Kommunikationskonzept heraus, dass Kommunikationskanäle, Schnittstellen und digitale Arbeitsabläufe festlegt und in den Alltag integriert. Ziel ist es, dass die Geschäftsführung wie auch Angestellten sowohl Kommunikationswege als auch Auftragsabläufe transparent und zielgruppengerecht einsehen können. Somit könnte man auch die Motivation und Kooperationsbereitschaft der Mitarbeitenden steigern. Im Fokus steht dabei eine langsame Eingliederung von Veränderungen, in der anfänglich gewohnte Arbeitsmittel (Computer- und Papierarbeit, Funktionen des Smartphones) und -weisen berücksichtigt und nach und nach optimiert werden sollen.

Die Vorgehensweise

Der Kontakt zum Unternehmen kam durch ein aktives Vorstellen des Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrums in einem Gespräch zustande. Ein stetiger und intensiver Austausch und die Zusammenarbeit zwischen dem Kompetenzzentrums-Team und der Fahrschule in einen Zeitraum von etwa zwei bis drei Wochen, ermöglichte allen eine Vertiefung der gewonnenen Inhalte, welche dann gemeinsam Schritt für Schritt in einem Handlungsplan ausgearbeitet wurden.

Der im ersten Unternehmensdialog vom Bremer Digitalisierungsteam gewonnene Einblick diente als Basis für den ersten Workshop mit dem Unternehmen Ukas. Hier half eine durch das Kompetenzzentrums-Team in Kooperation mit Fahrlehrer:innen vorab erarbeitete Prozessanalyse einen transparenten Überblick über stereotypische Arbeitsabläufe einer Fahrschule zu gewinnen, was so im weiten Verlauf verhalf, optimal zusammenzuarbeiten.

Gemeinsam ordneten die Angestellten sowie die Geschäftsführung problematische Arbeitsabläufe den entsprechenden Bereichen des abgebildeten Prozesses zu, was eine Visualisierung von „Problemzonen“ im Prozess ermöglichte. Zudem half diese Form der Visualisierung, Missverständnisse aufgrund unterschiedlicher Expertisen im Arbeitsteam auf ein Minimum zu reduzieren.

Die Problemzonen wurden folgend in einer vertiefenden Maßnahme zu problematischen Hauptaktionsfeldern zusammengeführt, um diese mit möglichen Digitalisierungspotenzialen zu verknüpfen. Die Ergebnisse dienen als Grundlage für ein digitalisiertes Kommunikationskonzept, welches in einem weiteren Workshop mit einem interdisziplinären Team erarbeitet werden soll.

Zusätzlich erarbeitete das Digitalteam zusammen mit der Fahrschule eine Prozessmodellierung aus, mit der zukünftige Prozesse schrittweise offengelegt und transparent gestaltet werden können. Auf Basis dieser Prozessmodellierung entwickelten die Workshopbeteiligten gemeinsam eine Roadmap, welche die wichtigsten Handlungsschritte für das Unternehmen praktisch umsetzbar und verständlich darstellt. Kurz- und mittelfristige Handlungsoptionen, also „was kann ich heute schon tun?“, „was kommt auf mich zu?“ und „wer muss was dafür tun?“ dienen so als hilfreiche Grundlage für die Umstrukturierung.

Das Ergebnis

Sich einen Überblick zu verschaffen ist oft der erste Schritt auf dem Weg in die Digitalisierung. Zusammen mit den Profis aus dem Bremer Zentrum gewann die Fahrschule Ukas einen transparenten Überblick über Prozesse und konnte Hauptthemenfelder identifizieren. Nun können sie ihre Prioritäten festlegen und in die Weiterentwicklung gehen.

Zwei große Baustellen kristallisierten sich dabei heraus: Einmal in den operativen Abläufen, zum Beispiel durch Dopplung von Arbeit und fehlenden Überblick über gegenseitige Arbeitsabläufe und Prozesse und damit verbundene Abstimmungsprobleme. Andererseits in der Abstimmung und Koordination mit den Fahrschülerinnen und Fahrschülern, die immer wieder eine Herausforderung darstellt und zu Kommunikationsproblemen führt.

Die unterschiedlichen Wünsche zum Thema Digitalisierung, Auffassungen von Arbeitsabläufen, als auch die Abhängigkeit von externen Informationen will die Fahrschule nun in einem Folgeprojekt angehen. Materialien (Miro-Board, BPMN Analyse, Prozessmodellierung und Roadmap), welche in den Workshops genutzt wurden, stehen dem Unternehmen stets zur Verfügung und können für weitere Themen genutzt werden. Die Prozessanalyse dient als Grundlage für eine mögliche ISO Zertifizierung nach 9001 Norm.

Die Methoden

Welche Methoden wurden angewendet?

• BPMN Analyse (Business Process Model and Notation)
  Dient der Übersicht von Prozessen mittels grafischer Darstellungen

• Roadmap
  Ein Handlungsplan, um die Strategie eines Projektes zu manifestieren

• MindMap
  Eine visuelle Darstellung von Themengebieten, die dazu dient Gedanken frei zu entfalten

Die Kosten

Die angefallenen Arbeitsstunden als auch die Workshops, organisierte und leitete das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Bremen für das Unternehmen kostenlos und anbieterneutral. Das Zentrum wird durch das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie gefördert. Weitergehende Kosten, die beim Unternehmen oder Dritten im Rahmen des Pilotprojektes für die Entwicklung eine digitalisierten Kommunikationskonzepts entstehen, werden nicht durch das Kompetenzzentrum gedeckt.