Umstellung auf ein digitales Dokumentenmanagement in einer Reederei

Eine Bremer Reederei mit ca. 17 Mitarbeiter*innen bereedert und befrachtet Tankschiffe für Ölprodukte.

Die Herausforderung

Beim Unternehmensgespräch der Reederei mit dem Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Bremen wurde als potenzielles Digitalisierungsprojekt die Verwaltung digitaler Dokumente identifiziert. Derzeit werden unter anderem für Bestellungen/Beschaffungen, Schiffsmanagement, Personalverwaltung, Finanzbuchhaltung und Archivierung unterschiedliche IT-Systeme eingesetzt.

Es werden viele Dokumente noch auf Papier empfangen, versendet und bearbeitet. Auch elektronische Dokumente werden immer noch zur Weiterverarbeitung oder Archivierung ausgedruckt. Es gibt keinen vollständigen elektronischen Arbeitsablauf für Dokumente.

Die Reederei hat bereits erfolglos selber nach einem geeigneten Dokumentenmanagementsystem mit benutzerfreundlicher Oberfläche gesucht. Damals wurde ein Dokumentenmanagementsystem eingeführt, das jedoch als sehr unhandlich und sperrig empfunden wurde und übermäßigen Konfigurationsaufwand mit sich brachte.

Leider wurden damals, beim ersten Versuch, die Anforderungen an das Dokumenten-Management-System nicht in schriftlicher Form aufgenommen.

Der Wunsch

Die Reederei sucht nach einem Dokumentenmanagementsystem, das „KMU-tauglich“ ist und zuverlässig digital funktioniert. Viele Lieferanten erstellen bereits elektronische Rechnungen und so wäre eine Ausweitung auch im Sinne der Lieferanten.

Gewünscht wird die Unterstützung bei der Erfassung der Anforderungen, Prozessaufnahme und der Sichtung der Software für den Bereich Dokumentenmanagement durch das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Bremen.

Wenn ein neues Dokumenten-Management-System im Hause wäre, mit dem Prozesse digital abgebildet werden können, wäre die Möglichkeit gegeben auf Lieferanten einzuwirken und Dokumente (z.B. Rechnungen, etc.) nur noch digital zur Verfügung zu stellen.

Ziel ist die Digitalisierung des gesamten internen sowie einen Großteil des externen Dokumentenaustauschs.

Aktenstapel

Die Vorgehensweise

In ersten Gesprächen zwischen dem Reeder und dem Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Bremen wurde die aktuelle Situation analysiert und die Problemstellung konkretisiert.

Da die Anforderungen an das Dokumentenmanagementsystem fehlten, wurde dazu ein Workshop durchgeführt. Der Workshop zeigte die Probleme mit dem derzeitigen Dokumentenmanagementsystem und die Zielvorstellungen auf.

Anforderungen an das Dokumentenmanagementsystem:

In einer ersten Phase sollen die Primärprozesse, die 95% der Lieferungen betreffen, umgesetzt werden. Das System soll aber auch die Anforderungen der übrigen 5% umsetzen können. 95% aller Bestellungen werden mit 10-15 Lieferanten durchgeführt. Sonderfälle sind z.B. Rechnungen in Russisch (kyrillische Schrift).

Gewünscht wird, dass das System Prozesse so gut abbilden kann, dass beispielsweise ein Vorgang wie z.B. ein Rechnungsdurchlauf im System leicht nachvollziehbar sein soll. Prozesse müssen einfach definierbar sein.

Es soll eine strukturierte Ablagemöglichkeit für Dokumente zu Verfügung stellen können. Dies muss einfach erzeugbar und erweiterbar sein, ohne externen Support einkaufen zu müssen.

Das System muss das Wiederfinden von Vorgängen aus unterschiedlichen Teilen des Prozesses unterstützen, beispielsweise die zu einer Rechnung gehörigen Bestellungen.

Eine Verwaltung der Versionen eines Dokumentes und die rechtssichere Archivierung der abgelegten Dokumente wird erwartet.

Es wird außerdem viel Wert auf Sicherheit gelegt, sowohl im Sinne von Zukunftssicherheit (Support des Produkts) als auch Datensicherheit. Daher wird eine Cloud-Lösung sehr kritisch gesehen und ein In-House Server bevorzugt. Eine Open-Source-Lösung wird positiv gesehen, da diese eine eigene Weiterentwicklung ermöglichen würde, sollte der Anbieter das Produkt nicht mehr weiterpflegen können/ wollen.

Das System muss Schnittstellen haben zu:

  • DATEV (Softwaresysteme für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte sowie deren zumeist mittelständische Mandanten)
  • Buchhaltungssystem
  • Warenwirtschaftssystem
  • Lohnbuchhaltung

Wichtige Eigenschaften:

  • Leichte Strukturierbarkeit
  • In-House administrierbar
  • Transparenz für die Mitarbeiter
  • Customizing

Weitere Systemeigenschaften:

  • Die Verwendung eines bestimmten Betriebssystems ist nicht relevant.
  • Eine Webfrontend-Entwicklung ist sekundär.
  • Das Ausfallen von Support, durch z.B. einen Konkurs des Entwicklers wäre kritisch.
  • Eine Open-Source-Lösung ist denkbar.
  • Ein Änderungsaufwand sollte möglichst gering sein.
  • Eine Individualisierbarkeit auf Firmenebene wäre wünschenswert. Eine Individualisierbarkeit auf Userebene nicht.
  • Ablage von Dokumenten (auch Office Produkte wie Word, Excel) mit Versionierung.
  • Eine möglichst geringe manuelle Korrektur / Nachpflege.
  • Der Austausch, durch Standardformate werden als wichtig angesehen.

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Das Ergebnis

Im Mittelstand Digital Netzwerk wird nach Unterstützung bei der Auswahl eines geeigneten Dokumenten-Management-Systems gesucht. Es wird von Seiten des Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrums Bremen ein Innovationsworkshop zu dem Thema Dokumenten-Management-Systeme geplant, bei dem neben den organisatorischen und softwaretechnischen auch rechtliche Aspekte behandelt werden.

Die Kosten

Die Kosten für die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems sind erst nach einer genaueren Analyse der Erfordernisse seriös bezifferbar. Neben den Kosten für die Beratung fallen als Hauptkosten die Anschaffung des Systems an, dessen Leistungs- und Funktionsumfang sich aus der Beratung ergibt.

Die angefallenen Arbeitsstunden vom Mittelstand 4.0 Kompetenzzentrum Bremen sowie der Innovationsworkshop wurden für das Unternehmen kostenlos und anbieterneutral erbracht.

Die Dauer

Die Gespräche und der Workshop fanden im Zeitraum von ca. sechs Wochen statt.

Sie brauchen ebenfalls Hilfe bei einer Digitalisierungsmaßnahme oder einfach nur eine zweite Meinung?

Dann rufen Sie uns an!

Tel.:  +49 (0) 421 9600 – 260
E-Mail: kontakt@kompetenzzentrum-bremen.digital

Wir informieren Sie gerne im Auftrag des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie.

Ihr Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Bremen

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